10 geheimen voor een succesvol project
Er bestaat geen magische formule voor succesvolle IT projecten. Succes is niet af te dwingen met een top-10 lijstje en laat zich al helemaal niet sturen door iets banaals als een checklist. Dit lijkt een merkwaardige inleiding voor een artikel dat ’10 geheimen voor een succesvol project‘ heet, maar enig nuancering van de titel is op zijn plaats.
Projectmanagement is een vak met veel facetten. Harde ‘skills’ zoals planning, budgetbewaking en risicomanagement zijn onmisbaar. De theorie van PRINCE2 biedt hier houvast. Softskills op het gebied van communicatie, leiderschap en zelfs psychologie zijn ook waardevol. Hier bewijzen de methodieken van PMI en IPMA hun waarde, door verder te gaan dan de ‘technische’ benadering van PRINCE2. Maar dan hebben we het alleen nog maar over de ‘basics’ van projectmanagement.
Een project is namelijk veel meer dan een efficiënte projectmanagement-aanpak. Die biedt tenslotte alleen een kader. De uitvoering is in handen van professionals die het verschil moeten maken. Een slecht team kan een geweldig gedefinieerd project met de grond gelijkmaken. Een goed team kan weer veel tekortkomingen van een matig gedefinieerd project compenseren. Hoe dan ook, het succes hangt af van veel facetten. Sommige laten zich überhaupt niet beïnvloeden…
Toch is er een aantal zaken die de kans aanzienlijk vergroten om je project succesvol te voltooien! De belangrijkste heb ik samengevat in deze top-10.
1. Omschrijf de Business Case
Om een project succesvol te laten zijn, moet je dat succes eerst definiëren. Wat moet het project bereiken? Waarom is het project belangrijk? Veel opdrachtgevers realiseren zich niet dat de ‘opdracht’ niet volledig is. Zorg ervoor dat je de opdrachtgever begrijpt. Het is de taak van de projectmanager om die ontbrekende elementen boven water te krijgen.
2. Definieer het eindresultaat
Om het gewenste projectresultaat te bereiken, moet je precies omschrijven wat je gaat leveren. Levert het project een reclamecampagne voor een nieuw chocolaatje, dan is het eindresultaat wellicht een advertentieontwerp. Of verwacht de opdrachtgever een commercial op televisie? Pas als dat helder is, kun je met de planning voor het project beginnen. Projecten gaan vaak mis, doordat vooraf de eindresultaten niet duidelijk zijn. Door voortschrijdend inzicht verwacht een opdrachtgever gedurende het project soms steeds meer van het project. Leg het eindresultaat daarom vast en bewaak de scope.
3. Het team: rollen en verantwoordelijkheden
Zorg voor een zorgvuldig samengesteld projectteam en maak duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden. Mensen die zelden aan projecten deelnemen, begrijpen niet altijd wat hun taak is. Dat geldt onverminderd voor leden van de Stuurgroep, die hun cruciale rol in het project niet als vanzelf begrijpen. Een incompleet team of onduidelijke taakverdeling is funest. Stel je voor dat een voetbaltrainer met acht man, waarvan twee volleyballers, de wedstrijd begint, zonder dat hij de opstelling heeft doorgenomen. Zo worden IT-projecten te vaak gestart zonder de benodigde expertise of capaciteit.
4. Breng structuur en samenhang
Het eindresultaat van een project bestaat vaak uit verschillende componenten. Geef inzicht in de samenhang tussen deze componenten. Denk na over een logische verdeling van het project. Een Product Breakdown Structure kan een zinvol hulpmiddel zijn. Door het project op te delen in behapbare brokken ontstaat veel overzicht. Een technische projectmedewerker hoeft zich niet te bemoeien met de communicatie aan eindgebruikers, want hij heeft zijn eigen deliverables. Toch wil hij wel goed begrijpen welke technische producten door anderen worden opgeleverd en wanneer hij deze kan samenvoegen met zijn eigen producten.
5. Plan realistisch
Het is een misvatting dat planning zich beperkt tot het maken van een Gantt Chart. Het gaat erom vast te stellen hóe het project wordt aangevlogen. Welke mensen, middelen en budgetten zijn nodig? Vervolgens bepaal je of je het project moet onderverdelen in verschillende fases. Welke producten lever je in welke fase en wat is in die fase de samenstelling van het projectteam? Vaak word je als projectmanager onder druk gezet om een plan te maken dat aansluit op (onrealistische) verwachtingen van stakeholders. Maar daar doe je niemand een plezier mee! Maak juist een realistische planning met realistische doelen.
6. Communiceer bijtijds en helder
Projectmanagement bestaat voor 80% uit communicatie. De beste projectplannen zijn waardeloos als je ze niet helder aan het projectteam communiceert. Ook moet je nadenken over de communicatie met alle stakeholders. Elk teamlid moet precies weten wat van hem wordt verwacht, de opdrachtgever moet weten hoe het project loopt en de Stuutgroep moet weten of ze besluiten moet nemen. En natuurlijk is communicatie met de toekomstige gebruikers van een nieuw systeem essentieel!
7. Meten is weten!
Om een project te ‘besturen’, moet je op de hoogte zijn van de voortgang. Daarvoor heb je regelmatige rapportages nodig van de projectmedewerkers. Daarmee kun je inschattingen maken over de voortgang en de haalbaarheid van het resterende werk. Onderneem tijdig actie om de verschillen tussen werkelijkheid en doelen niet te groot te laten worden.
8. Ga zorgvuldig om met wijzigingen
De meeste projecten worden op de één of andere manier bijgesteld. Zo wordt bij vrijwel elk project gevraagd om meer te leveren dan eerder was bepaald. Dat is niet zo vreemd, want het loont niet altijd de moeite om vooraf exact te bepalen hoe het project gaat lopen. Gaandeweg bijsturen is soms veel effectiever. Ook stellen belangrijke stakeholders regelmatig hun mening bij over wat het eindresultaat moet zijn. Vooral bij langdurige projecten veranderen de economische voorwaarden nogal eens. Bewaak daarom de scope en ga zorgvuldig om met wijzigingen. Toets de impact ervan nauwgezet en pas ze, waar mogelijk, in de projectaanpak toe. De flexibiliteit om wijzigingen door te voeren kan waardevol zijn, mits je ze gedoseerd en met de juiste middelen doorvoert. Het niet effectief managen van dit soort wijzigingen is meestal dé reden voor het mislukken van projecten!
9. Breng risico’s in kaart
Projectmedewerkers missen technische kennis, apparatuur komt te laat, de controlekamer dreigt onder water te lopen door overstromingen. Het zijn zomaar wat risico’s waar je als projectmanager mee te maken kunt krijgen. Elk project heeft zijn eigen risico’s en daarom is het belangrijk om vooraf een ‘risico assessment’ te doen. Dat stelt je in staat om een plan te maken voor tegenmaatregelen. Neem dit op in de projectaanpak en bewaak ‘restrisico’s’ gedurende het project.
10. Veranderen is moeilijk!
Veel projecten leveren systemen of bedrijfsprocessen op, die vereisen dat gebruikers hun dagelijkse werk anders gaan doen. Dat vraagt om zorgvuldig verandermanagement. 95% van wat we doen, gebeurt op routine. Dat is maar goed ook, want anders moeten we de hele dag ons hoofd erbij houden om niet te vergeten adem te halen. Weerstand tegen veranderen heeft vaak minder te maken met onwil, dan met de moeite die het kost om onze routines te doorbreken. Een projectmanager krijgt veel gedaan als hij deze materie begrijpt. Dit is hét fundament onder een geslaagd project!
ShareFEB
Over de auteur:
Sjoerd is geschoold in bedrijfskundige informatica, een combinatie van bedrijfskunde en IT. Na een korte, maar intensieve, carrière in de horeca sluit Sjoerd zich aan bij Triomph. 'Het mooiste vind ik om met mensen om te gaan. In de horeca kwam ik prima tot mijn recht, maar ik wilde er meer toe doen, ergens voor staan en mensen de goede kant op helpen. In een professionele club iets opbouwen en het verschil kunnen maken.'